Zmiana lokalizacji biura z reguły nie różni się niczym od tradycyjnej przeprowadzki, wymaga jednak zdecydowanie lepszej organizacji, ponieważ powoduje przestój pracy wszystkich, lub części pracowników. Dobra organizacja podczas przeprowadzki biura (w przypadku większej firmy) polega na rozłożeniu działań i konsekwentnym przenoszeniu firmy działami, tak, firma niemalże nie odczuła opóźnień w pracy.
Przeprowadzka firmy
Przeprowadzka firmy musi być dobrze przemyślana, zaplanowana i zorganizowana, tu więc przydatna okazuje siępraca logistyka. Co to jest logistyka? Otóż, logistyka to szereg działań związanych z zarządzaniem dostawami oraz transportem produktów i informacji. Logistyka to także planowanie, realizacja i kontrola przepływu towarów, a także nadzorowanie zapasów, przewidywanie zapotrzebowania, realizacja zamówień itp. To oznacza, że specjalista ds. logistyki zajmuje głównie zarządzaniem transportem w obrębie danej firmy. To oznacza, że firma przeprowadzkowa musi być dobrze zorganizowana logistycznie, musi posiadać różne rodzaje magazynów i zapewniać także transport międzynarodowy, w przypadku, gdyby zleceniodawcę interesowały przeprowadzki międzynarodowe z powodu np. likwidacji bądź przeniesienia oddziału w kraju.
Jeśli firma, która likwiduje biuro lub zmienia adres zarabia przez internet, nic nie stoi na przeszkodzie, by na czas przeprowadzki odbywała się praca w domu przez internet. Pracę zdalną doskonale zna każdy freelancer i wie, że jest to bardzo wygodna forma, zwłaszcza teraz, kiedy pandemia zmusiła wiele firm niezależnie od branży do zdecydowania się na tryb pracy hybrydowy lub zdalny.
Jak przygotować się do przeprowadzki biura?
W każdej firmie dokumenty mają ogromne znaczenie. Należy więc je odpowiednio zabezpieczyć, by nie trafiły w niepowołane ręce, podpisać kartony, by nie zaginęły lub nie zapodziały się wśród innych przewożonych rzeczy oraz strzec przez zabrudzeniem i zamoczeniem. Dokumenty powinny być odpowiednio posortowane i opisane tak, by nie uległy pomieszaniu. Warto pamiętać, że im lepiej przygotujemy się do przeprowadzki, tym krócej będzie trwało rozpakowywanie.
Warto zadbać o to, by w nowym biurze był już prąd i dostęp do internetu. Umowy powinny więc być podpisane nieco wcześniej, tak by pracownicy nie tracili dodatkowego czasu w oczekiwanie na dostęp do sieci i w ogóle możliwość uruchomienia sprzętu. Mówi się, że czas to pieniądź, nie należy więc go marnotrawić.
Podczas wybierania firmy przeprowadzkowej powinien być omówiony pełny zakres usług oraz spisana umowa. Umowa powinna zawierać dokładne informacje o zakresie usług (dokładna data i godzina przeprowadzki, adres obecnego i przyszłego miejsca, rodzaj transportu, demontaż i ponowny montaż mebli, przechowywanie rzeczy w magazynach itp.). Wszystkie ustalenia zapobiegną niedomówieniom i niepotrzebnym stresom.
Zmiana siedziby firmy wiążę się również ze zmianami, których należy dokonać w CEIDG, urzędach, na stronach internetowych, w stopce mailowej oraz na pieczątce. Nie należy tych zmian zostawiać na ostatnią chwilę.
Dobra zmiana, dobry nastrój
Zmiany zazwyczaj oznaczają rozwój. Większość firm zmieniających lokalizację podejmuje tę decyzję zazwyczaj z powodu rozrastania się firmy i poszukiwań większego lokum. Jest to zatem powód do dumy i radości. Warto się więc postarać, by przyziemne sprawy nie przyćmiły tej radości. Warto więc zadbać o dobrą organizację i sprawny przebieg wszelkich działań związanych z przeprowadzką.
Jeśli pracownicy stanowią zgrany zespół podczas codziennych zawodowych obowiązków, świetnie na pewno sprawdzą się również w trakcie pomocy przy przeprowadzce. Każdy z pracowników zapewne ma już na swoim koncie domowe przeprowadzki i będzie mógł podzielić się własnym doświadczeniem, sugestiami i rozwiązaniami, chociażby przy wyborze odpowiedniej firmy przeprowadzkowej, bowiem rekomendacje od bliskich mają niezwykle kluczowe znaczenie.
